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澳门新葡亰官方所有网站合同管理暂行办法



发布时间:2016-06-07


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第一章    

第一条  为维护澳门新葡亰官方所有网站合法权益,进一步规范学院的合同管理工作,建立健全事前防范、事中控制、事后监督的合同管理体系,有效规避相应风险,根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》及国家的其它法律、法规和政策,在《澳门新葡亰官方所有网站经济合同管理办法》的基础上,结合澳门新葡亰官方所有网站实际,制定本办法。

第二条  本办法所称合同是指学院为实现一定的目的,与其他法人、组织、自然人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同或协议。主要包括但不限于合作办学合同、校企合作协议、科研技术合同、人事与劳动合同(劳务协议)、物资采购合同、工程建设合同、设施设备维护修缮合同、资产使用与处置合同和其他合同等。招投标合同管理办法另行规定。

第三条  本办法的适用范围:学院院属各部门以澳门新葡亰官方所有网站名义对外订立的书面合同或签订具有合同性质的协议或文件。

 

第二章       

第四条  学院合同管理实行统一审核、分级管理的方式。

第五条  根据学院的授权,学院办公室法务工作部全面负责合同管理工作。

第六条  学院办公室法务工作部负责合同的日常管理,主要职责是:

(一)制定学院合同管理的基本规章制度;

(二)审核院属部门拟签订的各类合同;

(三)根据需要负责起草学院合作办学、物资采购、建设工程等对外合同文本,并负责评审学院其他合同文本;

(四)负责合同的留存管理和备案,并监督、检查合同执行情况,逐步建立科学合法的合同信息管理平台;

(五)负责合同纠纷的处理。

第七条  合同的承办单位

学院各部门、单位按照各自的职责或学院授权,分别为相应合同的承办单位,负责合同签订过程中的具体事宜。

(一)合同承办单位主要职责:

1.对拟签订合同的项目进行可行性分析论证,应包括以下几项内容:(1)学院对该项目的需求情况;(2)同类院校该项目的开展情况;(3)项目所需要的物质条件、部门协作、人员支持、技术支持等;(4)项目投入预算、收支测算、经济可行性分析;(5)风险预测;(6)可行性分析初步结论。

    2.负责合同对方当事人的资信调查,包括:(1)主体资格是否真实、合法、有效;(2)资信情况是否全面、可靠; 3)履约能力是否有保证;(4)合同标的的真实性;(5)委托的代理人其代理事项、权限和代理期限是否明确、有效;(6)应当掌握的其他相关情况。

3.负责合同内容的洽谈和合同文本的起草;

4.负责将合同文本及与合同相关其他资料(包括但不限于要约承诺、会谈纪要、招投标公告)提交学院办公室法务工作部审核,经济合同及合作办学协议(合同)应同时提交项目可行性分析报告;

5.履行合同,在合同履行过程中进行项目经济效益分析,跟踪合同履行情况,并将潜在的法律风险及时报告学院办公室法务工作部;

6.处理或协助处理合同纠纷等。

(二)合同的承办单位分类:

1.教育合作合同(合作办学合同、校企合作协议)。本办法所称教育合作合同是指学校与合作者按照相关规定开展合作办学、校企合作、联合共建、国际交流、人才培养、短期培训等签订的各类合同。承办单位为教务处、继续教育学院等。

2.科研技术合同。本办法所称科研技术合同是指纵向和横向科技项目所签订的技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务以及技术开发或成果推广应用的技术工程承包合同及其他与科技工作有关的技术协议书等;承办单位高职所(质考办)。

3.人事与劳动合同。主要包括劳动合同、劳务协议等两类合同。承办单位为组织人事处。

4.采购合同。主要包括货物买卖、工程、服务等合同。主要承办单位为财务与资产管理处、后勤保卫处等,协助承办单位为学院各采购单位。

5.工程建设合同、设施设备维护修缮合同。主要承办单位为财务与资产管理处、后勤保卫处等,协助承办单位为学院各相关单位。

6.资产使用与处置合同。主要包括对外投资、出租出借、转让、捐赠等合同。承办单位为财务与资产管理处。

7.其他合同。签订上述类别合同以外的合同。按照工作分工或学院授权,相应的业务部门或单位为合同承办单位。

第八条 合同的审核流程及相关要求

(一)合同的审核分为承办单位审核——学院办公室法务工作部审核(行业技术专家、兼职法务、法律顾问、律师等专家共同审核)——财务与资产管理处审核——分管院领导审核(院长办公会审核、改革与发展小组审核)——法人代表审核等流程。根据合同金额和性质不同,审核权限不同。

(二)合同总金额为壹万元人民币(含壹万元)以内的,由学院办公室法务工作部和财务与资产管理处负责审核;

(三)合同总金额在壹万元至壹拾万元人民币之间(含壹拾万元)的合同,学院办公室法务工作部、财务与资产管理处审核通过后须提交分管院领导审阅;

(四)合同总金额在壹拾万元以上的合同或涉及学院重大利益、关乎学院发展的,学院办公室法务工作部、财务与资产管理处、分管院领导审核后须提交院长办公会集体讨论;

(五)对于合同金额较大、影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,应当予以记录并妥善保管。学院办公室法务工作部可以根据实际情况会同学院行业技术专家、兼职法务、法律顾问、律师等专家共同审核,提交分管院领导审核后,提交院长办公会审议、由董事会改革与发展工作小组审定。

(六)学院法定代表人可以指定审核部门和分管领导;

(七)各级部门对合同的审核意见应形成书面审核意见书。

 

第九条 经审核合同的签署权限

(一)学院法定代表人可以代表学院直接签署,法定代表人对合同的订立具有最终决定权。

(二)所有对外合同一律应以学院名义(盖合同专用章或学院法人行政章)对外签署。各部门擅自对外签署合同的,学院不予以承认,财务部门不予以结算。若学院对外承担了相应的法律责任,则学院有权向擅自对外签署合同的部门追责。

(三)在无法人代表特别指定或其他特殊情形的情况下,第七条所称各项合同应由分管相应业务的分管院领导签署。

(四)授权委托应填写授权委托书,相关事宜由学院办公室负责。经学院法定代表人书面签字授权后,处级合同承办部门负责人可以代表学院签署合同。

(五)原则上其他人员不能以学院名义对外订立合同。

 

十条  合同文本管理

(一)学院办公室法务工作部为合同档案管理部门,各审核单位、经办单位、承办单位应同步建立合同档案台帐,同时应在相关事宜办结5个工作日内向学院办公室法务工作部提交以下合同档案原件。如提供复印件的,如提供复印件的,必须附原件扫描电子文档:

1.谈判记录、会议记录。

2.对方当事人的法人营业执照(或证书)等相关资质的复印件。

3.对方当事人的法人代表或合同承办人员的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件。

4.我方授权委托书的原件或复印件及批准文件。

5.需要担保的合同,对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件,有关担保文件。

6.双方签订、履行、变更、解除合同的谈话或会议记录等书面材料。

7.关于合同可行性、合法性的书面审查、会签、批准意见。

8.合同变更、解除合同的书面协议。

9.登记、鉴证、公证等文书资料。

10.标的物的验收记录、商检证明、检验报告、鉴定结论。

11.交付标的物和款项的原始凭证复印件。

12.处理合同纠纷达成的协议书、和解书,依照法律程序产生的调解书、仲裁书、判决书等法律文书及其他诉讼文书。

13.合同台帐及其他与合同签订、履行、变更、解除及纠纷处理有关的资料。

(二)除特殊情况,合同文本应当正式打印或印刷制作。合同文本经分级审核通过后,加盖学院合同专用章或院行政章方能生效。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

(三)一般情况下,应在合同中约定合同文本至少由学院持有三份,其中一份用于学院办公室法务工作部管理,一份用于财务与资产管理处管理,一份由承办单位保存。

(四)任何单位和个人不得以任何方式泄露在合同管理过程中知悉的单位和商业秘密。 

 

第三章      

第十一条  签订合同应当遵守国家法律、法规和政策规定,遵守学院合同管理制度,贯彻平等互利、等价有偿、诚实信用的原则。

第十二条 订立合同,除即时清结者外,一律采用书面形式。法定代表人特批的非书面合同所形成的书面资料也视作书面合同的一部分,参照合同统一管理。

第十三条  合同原则上应该由我方或以我方为主起草。有学院合同范本的参照学院范本,校企合作合同范本的起草参照教务处拟定的合同范本。其他类型的合同有国家、行业标准或有示范文本的应当优先采用,并根据实际情况对合同进行补充、修改,依法维护澳门新葡亰官方所有网站权益。

第十四条  合同条款应当完备、严密,除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外,还可以根据具体情况约定其它条款。

第十五条  购买类合同一般应包括以下条款:

(一)合同方的名称、地址或者姓名、住所;

(二)标的;

(三)数量、规格、型号;

(四)质量标准;

(五)价款或者报酬及支付方式;

(六)履约期限、地点和方式;

(七)安全条款(包括知识产权保护及归属、安全职责、保密等等);

(八)服务条款(包括质保、维护、升级等);

(九)验收标准及方式;

(十)合同生效条件。

(十一)合同经办人或联系人姓名及联系方式;

(十二)对方银行账号及税号;

(十三)违约责任;

(十四)解决争议的方法。

第十六条  合作办学协议(合同)一般应包括以下条款:

(一)合作方的名称、地址或者姓名、住所、合作方的单位性质等;

(二)合作办学专业、合作办学的地点,合作项目的性质或类型及合作项目具体运作形式;

(三)管理人员、师资队伍的配备与考核管理标准;

(四)招生、学籍管理、教学管理、设备投入、服务投入、日常教育管理、招生就业等事项安排所参照的标准、权属划分;

(五)安全条款(包括知识产权保护及归属、安全职责、保密等等);

(六)收费标准、费用分配、相关经费的支出途径、流程、承担归属;

(七)合作办学期限;

(八)费用履行方式及履行期限;

(九)合同生效条件;

(十)合同经办人或联系人姓名及联系方式;

(十一)对方银行账号及税号;

(十二)违约责任;

(十三)解决争议的方法。

第十七条  合同有关争议的解决原则上应约定由澳门新葡亰官方所有网站所在地的人民法院管辖,方便学院通过诉讼、仲裁程序维护合法权益。

第十八条  合同的语言应准确、严谨、简练。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数,涉及金额的数字应同时附上大写。

 

            第四章      

第十九条  合同生效后,合同订立双方应当按照约定全面履行自己的义务,任何一方当事人不得单方面补充、变更或解除合同。

第二十条  合同签署人所在单位为合同履行单位,法人代表签署的合同其合同履行单位为该项目的经办单位。合同履行单位是合同执行的责任部门,应当本着“重合同、守信用”的原则全面履行合同,按照合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务,其他相关部门应当密切配合。

第二十一条  订立合同的院属部门、学院办公室法务工作部、财务与资产管理处应设立合同台账,每一合同设一台帐,按照合同履行进展情况及收付款情况一事一记。 

第二十二条  合同履行单位(承办单位)应掌握合同履行的动态,对于对方当事人提出的有关合同履行问题,应当及时予以答复,不得拖延,避免给澳门新葡亰官方所有网站造成经济损失;发现对方不履行或者不完全履行合同时,院属部门应及时与对方当事人协商,积极敦促其履行合同约定义务;对于拒绝履行合同约定义务的应将其不履行或不完全履行合同的情况形成书面材料报学院办公室和合同签署人确定,同时应在索赔期限内收集和保存相关证据,便于及时索赔及后期合同纠纷的处理,相关合同承办单位负责组织有关人员进行审定。

第二十三条  采购合同在履行过程中应严格执行验收程序。合同履行单位应按照合同约定的标的物的数量、质量等组织验收,验收程序按学院大宗物质采购及资产管理相关办法执行,并保存好相关资料原件。

第二十四条 合同履行单位负责办理合同的财务结算手续。财务与资产管理处应当依照已生效合同的约定及合同履行情况,办理财务结算业务。对未按本办法规定订立的合同,不得办理财务结算业务。

第二十五条 财务与资产管理处依据合同履行收付款工作,对具有下列情形的业务,应当拒绝付款:

1.应当订立书面合同而未订立书面合同,且未采用非书面合同方式的(无法定代表人签字);

2.未履行合同分级审核管理的;

    3.先履行合同义务,后补签协议的(有法定代表人签字授权的除外);

4.收款单位与合同对方当事人名称不一致的;

5.合同对方未履行合同义务的;

6.合同对方履行合同义务存在瑕疵、争议,而瑕疵、争议尚未解决的;

7.固定资产未履行验收手续的。

第二十六条 付款单位与合同对方当事人名称不一致的,财务处应当督促付款单位出具代付款证明。

第二十七条 在合同履行过程中,合同对方当事人所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经部门主管和分管院领导签字同意后(特殊情况须经法定代表人签字),再转财务与资产管理处审核付款。

第二十八条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料,对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度,以保证合同的完整性。

 

          第五章     充、变     

第二十九条  合同的补充。在合同履行过程中,当事人就质量、价款或报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的,可以协议补充。双方当事人就合同补充的原因、内容等进行协商并形成书面材料,经合同签署人确认后,依照本办法规定的订立程序重新审定,涉及重大变化的需报请主管校领导审批,审核通过后加盖合同专用章或院行政章。

第三十条  合同的变更。合同变更包括合同内容的变更和合同主体的变更。由双方当事人就合同变更的原因、涉及变更的内容等协商一致形成书面材料,经合同签署人确认,递交学院办公室法务工作部,依据本办法规定的订立程序重新审定。学院办公室法务工作部审定后,报请分管院领导或法定代表人审批。

第三十一条  当事人对合同变更的内容约定不明确的,推定为未变更。

第三十二条  有下列情形之一的,当事人可以解除合同:

    (一)因不可抗力致使不能实现合同目的;

    (二)在履行期限届满之前,当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务、主要合同义务

    (三)当事人一方迟延履行主要债务、主要合同义务,经催告后在合理期限内仍未履行;

    (四)当事人一方迟延履行债务、主要合同义务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的;

    (五)法律规定的其他情形。

在合同履行过程中,若出现上述合同解除的情况,应由合同履行部门(承办部门)根据合同执行中的实际情况在五个工作日内将书面材料递交学院办公室法务工作部。学院办公室法务工作部审定后,报请分管院领导、法定代表人审批。

第三十三条  合同补充、变更后,合同编号不予改变。补充、变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分与原合同具有同等法律效力,与原合同一并归档留存。

第三十四条 补充、变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求,挂号、快递寄发或由对方签收,挂号、寄件单据或签收凭证由学院办公室法务工作部保管。

 

            第六章       

第三十五条  合同履行过程中出现纠纷时,双方应积极协商解决,协商不成的,可依照合同约定通过仲裁或诉讼解决。

第三十六条  合同签订双方协商达成一致,涉及到合同补充、变更、解除的按照本办法第五章规定办理。

第三十七条  合同签订双方协商未达成一致的,订立合同的院属部门应从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据,及时提交学院办公室法务工作部,报请主管院领导审批。

第三十八条  须经仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,应在法律规定的诉讼时效内提起仲裁或诉讼,同时应注意保护学院利益,避免扩大损失。

学院办公室法务工作部根据合同纠纷金额、法律关系复杂程度等情况,可会同学院行业技术专家、兼职法务、法律顾问、专业律师共同处理。

  

第七章   

第三十九条  凡因未按规定处理合同事宜而给学院造成损失的,追究相关人员责任。

第四十条  因故意或重大过失而给学院造成重大损失的,移送有关国家机关追究其法律责任。

 第四十一条  合同执行过程中发生的违约责任按合同约定以及国家有关法律法规执行。

 

第八章   

第四十二条 本办法未尽事宜,依照国家有关法律法规执行。

第四十三条 合同盖章按照《澳门新葡亰官方所有网站合同专用章管理办法》及《澳门新葡亰官方所有网站签订合同(协议)公章使用申请表》执行。

第四十四条 本办法自          日起实行(或印发之日起施行),《澳门新葡亰官方所有网站经济合同管理办法》同时废止。

第四十五条  本办法由学院办公室负责解释。